Datenschutzerklärung

Cuvanti („Unternehmen“, „wir“ oder „uns“) verpflichtet sich zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere Website, Web-Anwendungen, mobilen Anwendungen, Schnittstellen (APIs) und damit verbundenen Dienste (zusammen der „Dienst“) nutzen.

Diese Erklärung gilt für alle Nutzer des Dienstes, einschließlich Immobilienverwalter, Vermieter, Mieter, Eigentümer, Dienstleister und Besucher. Mit der Nutzung des Dienstes stimmen Sie den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verfahren zu.

Wichtiger Hinweis zu den Datenrollen. Wenn Immobilienverwalter Cuvanti zur Verwaltung von Mieterdaten nutzen, ist der Verwalter der Verantwortliche und Cuvanti der Auftragsverarbeiter. Wenn Sie als Mieter, Eigentümer oder Dienstleister ein über Cuvanti bereitgestelltes Portal nutzen, bestimmt Ihr Verwalter, wie Ihre Daten verwendet werden. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung Ihres Verwalters.

Daten, die Sie uns direkt mitteilen. Wenn Sie ein Konto anlegen, Formulare absenden oder den Dienst nutzen, können wir erheben:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift
• Amtliche Ausweisdokumente (für die Mieterprüfung und die Identitätsverifizierung)
• Finanzdaten (Bankverbindung, Zahlungskartendaten, die über Zahlungsdienstleister Dritter verarbeitet werden)
• Beschäftigungsverlauf, Einkommensangaben und Mietverlauf (für Mietbewerbungen)
• Objektdaten (Adressen, Angaben zu Wohneinheiten, Mietvertragsbedingungen, Exposétexte, Fotos)
• Angaben zu Reparaturanfragen, einschließlich Beschreibungen und hochgeladener Fotos
• Über die Plattform gesendete Kommunikation (Nachrichten, Notizen, Kommentare)

Automatisch erhobene Daten. Beim Zugriff auf den Dienst erheben wir automatisch:

• Geräteinformationen (Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp und -version)
• IP-Adresse und ungefährer Standort
• Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, genutzte Funktionen, ausgeführte Aktionen, Zeitstempel)
• Cookies und ähnliche Technologien (siehe Abschnitt 7)

Daten von Dritten. Wir können Daten erhalten von:

• Auskunfteien (Bonitätsauskünfte, Strafregisterauskünfte, Räumungshistorie) für die Mieterprüfung
• Öffentlichen Registern und Immobiliendatenbanken
• Integrationen und Diensten Dritter, die Sie mit Ihrem Konto verbinden
• Immobilienverwaltern (wenn Sie als Mieter, Eigentümer oder Dienstleister ein Portal nutzen)

Wir verwenden die erhobenen Daten, um:

• den Dienst bereitzustellen, zu betreiben und zu pflegen, einschließlich Kontoverwaltung, Immobilienverwaltung und Transaktionsabwicklung
• Mietzahlungen, Auszahlungen an Eigentümer und sonstige Finanztransaktionen zu verarbeiten
• Mieterprüfungen und Hintergrundprüfungen über zugelassene Drittanbieter zu ermöglichen
• Reparaturanfragen zwischen Mietern, Verwaltern und Dienstleistern weiterzuleiten und nachzuverfolgen
• Immobilienangebote an Vermietungs- und Immobilienportale Dritter zu übermitteln
• die Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern, Dienstleistern und anderen Nutzern zu ermöglichen
• KI-gestützte Funktionen zu betreiben, einschließlich automatischer Kategorisierung von Anliegen, Entwürfen für Nachrichten und Auswertungen
• Identitäten zu prüfen, Betrug zu verhindern und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten
• den Dienst durch Auswertungen, Produktentwicklung und aggregierte Vergleichswerte zu verbessern
• transaktionsbezogene Mitteilungen zu versenden (Zahlungsbestätigungen, Reparaturstatus, Hinweise zum Mietvertrag) sowie, mit Ihrer Einwilligung, Marketing- und Werbemitteilungen
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen, einschließlich steuerlicher Meldepflichten (z. B. 1099-Meldungen in den USA) und aufsichtsrechtlicher Anforderungen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können Ihre Daten in folgenden Fällen weitergeben:

• An Immobilienverwalter und Portalnutzer. Daten von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern werden mit dem Verwalter des betreffenden Objekts geteilt, und umgekehrt, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist.
• An Dienstleister. Wir geben Daten an Drittanbieter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen, darunter Cloud-Hosting-Anbieter, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Versanddienste, Auskunfteien und Analyseanbieter. Diese Anbieter sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur zur Erbringung ihrer Leistungen für uns zu verwenden.
• An Kreditauskunfteien. Wenn Sie sich für die Meldung von Mietzahlungen entscheiden, kann Ihr Mietzahlungsverlauf an Kreditauskunfteien gemeldet werden.
• Zur Rechtsbefolgung. Wir können Daten aufgrund von Vorladungen, gerichtlichen Anordnungen oder anderen rechtlichen Verfahren offenlegen oder wenn wir dies zum Schutz unserer Rechte, Ihrer Sicherheit oder der Sicherheit anderer für erforderlich halten.
• Bei Unternehmenstransaktionen. Ist Cuvanti an einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt, können Ihre Daten im Rahmen dieser Transaktion übertragen werden. Wir werden Sie über eine solche Änderung informieren.
• Aggregierte und anonymisierte Daten. Wir können aggregierte, anonymisierte Daten für Branchenstudien, Vergleichswerte und Produktverbesserungen weitergeben. Diese Daten lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu.

Daten von Mietern und Bewerbern. Prüfberichte, Bonitätshistorie, Strafregisterdaten und Räumungshistorie werden von Auskunfteien bezogen und in Übereinstimmung mit dem US-amerikanischen Fair Credit Reporting Act (FCRA) verarbeitet. Diese Daten werden dem anfragenden Verwalter bereitgestellt und von Cuvanti für keinen anderen Zweck verwendet.

Finanzdaten. Mietzahlungen, Kautionen und Auszahlungen an Eigentümer werden über PCI-konforme Zahlungsdienstleister Dritter abgewickelt. Cuvanti speichert keine vollständigen Zahlungskartennummern auf seinen Servern.

Daten zu Reparaturanfragen. Auftragsdetails, Fotos, Zuweisungen an Dienstleister und Abschlussnachweise werden gespeichert und zwischen den beteiligten Parteien (Mieter, Verwalter und beauftragte Dienstleister) geteilt, um die Erledigung zu ermöglichen.

Daten zu Immobilienangeboten. Objektadressen, Fotos, Angaben zu Wohneinheiten, Preise und Verfügbarkeiten können entsprechend Ihren Kontoeinstellungen an Immobilienportale Dritter übermittelt werden.

Mietvertrags- und Dokumentdaten. Elektronische Mietverträge, elektronische Signaturen und Übergabeprotokolle werden sicher gespeichert und sind nur für berechtigte Parteien zugänglich.

Cuvanti setzt künstliche Intelligenz für Funktionen wie die automatische Kategorisierung von Reparaturanfragen, Entwürfe für Nachrichten, Auswertungen und die Automatisierung von Abläufen ein. Wenn Sie KI-gestützte Funktionen nutzen, können die von Ihnen bereitgestellten Inhalte (etwa Beschreibungen von Reparaturanfragen, Nachrichten oder Objektdaten) von unseren KI-Systemen oder KI-Anbietern Dritter verarbeitet werden, um Antworten und Auswertungen zu erzeugen.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Die KI-Verarbeitung dient der Bereitstellung der jeweils angeforderten Funktion. Soweit verfügbar, können Sie KI-gestützte Funktionen in Ihren Kontoeinstellungen abwählen.

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um den Dienst zu betreiben, Ihre Einstellungen zu speichern, die Nutzung zu analysieren und die Leistung zu verbessern. Wir setzen folgende Arten von Cookies ein:

• Notwendige Cookies. Für den Betrieb des Dienstes erforderlich (Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung).
• Funktionale Cookies. Speichern Ihre Präferenzen und Einstellungen.
• Analyse-Cookies. Helfen uns zu verstehen, wie Nutzer mit dem Dienst interagieren, damit wir ihn verbessern können.

Sie können Cookie-Einstellungen über Ihren Browser verwalten. Das Deaktivieren bestimmter Cookies kann die Funktionalität des Dienstes beeinträchtigen.

Sitzungsaufzeichnung. Unsere Produktanalyse zeichnet auf, wie Seiten genutzt werden, einschließlich Klicks, Scrollen und Navigation, damit wir Probleme finden und beheben können. Angemeldete Bereiche werden nicht aufgezeichnet. Die Aufzeichnung läuft auf den öffentlichen Teilen von cuvanti.com und endet, bevor eine angemeldete Seite angezeigt wird. Es gibt daher keine Aufzeichnung Ihres Dashboards, Ihrer Mieter, Ihrer Objekte oder Ihrer Finanzen. Wo eine Aufzeichnung erfolgt, wird jedes dargestellte Wort bereits in Ihrem Browser maskiert, bevor es übertragen wird; die Aufzeichnung zeigt also die Struktur einer Seite und die darauf ausgeführten Aktionen, nicht ihren Inhalt. Aufzeichnungen werden dreißig Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Aufzeichnungen vor September 2026. Im Jahr 2026 haben sich zwei Dinge geändert, und Aufzeichnungen aus der Zeit vor der jeweiligen Änderung bestehen noch kurze Zeit fort. Wir beschreiben sie, statt sie zu verschweigen, weil sie existiert haben und Sie ein Recht darauf haben, das zu wissen.

Zuerst wurde die Maskierung eingeführt. Davor erstellte Aufzeichnungen waren nicht maskiert und können personenbezogene Daten enthalten, die zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm zu sehen waren, darunter Namen, Adressen und Mietbeträge. Diese Aufzeichnungen laufen im selben Dreißig-Tage-Zyklus ab, statt vorzeitig gelöscht zu werden; die letzten von ihnen sind Ende September 2026 gelöscht.

Die Aufzeichnung angemeldeter Bereiche wurde am 4. September 2026 beendet. Vor diesem Datum wurden Sitzungen auf angemeldeten Seiten mit vollständig maskiertem Text aufgezeichnet. Auch diese Aufzeichnungen laufen im Dreißig-Tage-Zyklus ab; die letzten sind Anfang Oktober 2026 gelöscht. Die besuchten Seitenadressen werden neben einer Aufzeichnung gespeichert und nicht maskiert, sodass eine Aufzeichnung zeigen kann, dass ein bestimmter Datensatz geöffnet wurde, kenntlich durch eine interne Kennung und nicht durch einen Namen.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist oder wie es zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Nach Schließung des Kontos können wir bestimmte Daten für einen angemessenen Zeitraum aufbewahren, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, Streitigkeiten beizulegen, unsere Vereinbarungen durchzusetzen und berechtigte Geschäftsabläufe zu unterstützen.

Mieterprüfung. Der Inhalt eines Prüfberichts wird 24 Monate nach der Prüfung vernichtet. Dazu gehören Bonitätsscore und -einstufung, Ergebnisse der Hintergrund-, Räumungs- und Strafregisterprüfung, Einkommens- und Beschäftigungsnachweise, Referenznotizen und jede daraus erzeugte Empfehlung.

Ein kurzer Datensatz bleibt erhalten, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt: wer geprüft wurde, welche Organisation die Prüfung beauftragt hat, welche Auskunftei genutzt wurde, das Ergebnis, die Daten und der Nachweis der Einwilligung. Er enthält keinen Berichtsinhalt.

Drei Dinge werden fünf Jahre statt 24 Monate aufbewahrt, und wir benennen sie lieber, als die Frist unbestimmt zu beschreiben. Wurde eine Bewerbung auf Grundlage eines Berichts abgelehnt, werden der Bonitätsscore, der Score-Bereich und die im Ablehnungsschreiben genannten Hauptfaktoren aufbewahrt, zusammen mit dem genauen Wortlaut der angezeigten Einwilligung und den Prüfdokumenten selbst. Der Grund: Der US-amerikanische Fair Credit Reporting Act gibt der betroffenen Person 60 Tage ab diesem Schreiben, um eine kostenlose Kopie des Berichts zu verlangen und ihn zu bestreiten, und die Frist für Ansprüche läuft länger. Eine frühere Vernichtung der Nachweise ließe eine Beanstandung durch denjenigen unbeantwortet, der sie am besten beantworten könnte.

Ein in den letzten 60 Tagen ausgestelltes Ablehnungsschreiben verschiebt zudem die Vernichtung nach 24 Monaten, bis dieses Zeitfenster geschlossen ist. Es verschiebt sie; es hebt sie nicht auf.

Aufzeichnungen über Finanztransaktionen werden entsprechend den steuer- und aufsichtsrechtlichen Anforderungen aufbewahrt.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (siehe Abschnitt 10). Senden Sie dazu eine E-Mail an privacy@cuvanti.com. Ein Konto, ein Formular oder ein Portal ist nicht erforderlich.

Wir setzen branchenübliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein, darunter:

• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS/SSL) und im Ruhezustand
• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Überwachung
• Schulung der Mitarbeiter zum Datenschutz
• Sichere Cloud-Infrastruktur mit Redundanz und Sicherungen

Obwohl wir angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten treffen, ist kein System vollständig sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren und haften nicht für unbefugten Zugriff, der auf Umstände außerhalb unserer angemessenen Kontrolle zurückgeht.

Je nach Rechtsordnung stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft. Eine Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern.
• Berichtigung. Die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung. Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.
• Datenübertragbarkeit. Eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern.
• Widerspruch gegen Werbung. Marketingmitteilungen jederzeit abbestellen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder in Ihren Benachrichtigungseinstellungen.
• Widerruf der Einwilligung. Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an privacy@cuvanti.com. Eine E-Mail genügt: Es gibt kein Formular und Sie benötigen kein Konto. Wir beantworten verifizierte Anfragen innerhalb von 45 Tagen. Wir benachteiligen Sie nicht, weil Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben.

Wie wir eine Anfrage verifizieren. Wir müssen sicher sein, dass eine Anfrage von der Person stammt, die sie betrifft, denn die Daten einer Person an einen Fremden herauszugeben oder auf Wunsch eines Fremden zu löschen wäre der größere Schaden. Was wir verlangen, ist bewusst bescheiden.

• Wenn Sie ein Konto bei uns haben, genügt die Anmeldung. Wir bitten Sie, Ihre eigenen Zugangsdaten erneut einzugeben, und sonst nichts.
• Wenn Sie kein Konto haben, bitten wir Sie, zwei oder drei gewöhnliche Angaben zu bestätigen, die uns bereits vorliegen, etwa die E-Mail-Adresse, über die Sie mit uns Kontakt hatten, eine uns mitgeteilte Postanschrift, eine Postleitzahl oder ein Geburtsdatum, sofern uns eines vorliegt.
• Wir verlangen niemals sensible Kennungen zur Verifizierung einer Anfrage. Das heißt: keine Sozialversicherungsnummer, keine Steueridentifikationsnummer, keine Reisepass- oder Führerscheinnummer. Wer diese in unserem Namen von Ihnen verlangt, ist nicht Cuvanti.

Können wir eine Anfrage nicht verifizieren, sagen wir das und erklären, was uns die Bearbeitung ermöglichen würde, statt ohne Begründung abzulehnen.

Einwohner Kaliforniens (CCPA/CPRA). Als Einwohner Kaliforniens haben Sie das Recht, (a) zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie sie verwendet werden; (b) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; (c) dem „Verkauf“ oder der „Weitergabe“ personenbezogener Daten zu widersprechen (Cuvanti verkauft keine personenbezogenen Daten); und (d) wegen der Ausübung Ihrer Rechte nicht benachteiligt zu werden. Sie können einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der Anfragen in Ihrem Namen stellt.

Andere US-Bundesstaaten. Einwohner von Virginia, Colorado, Connecticut und anderen Staaten mit umfassenden Datenschutzgesetzen können weitere Rechte haben, darunter das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit sowie das Recht, gezielter Werbung und Profiling zu widersprechen. Nutzen Sie dazu die Kontaktangaben in Abschnitt 15.

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren. Erfahren wir, dass wir Daten eines Kindes unter 13 Jahren erhoben haben, löschen wir diese umgehend. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte.

Wenn Sie dem Empfang von Textnachrichten des Dienstes zustimmen, können wir Ihnen transaktionsbezogene Benachrichtigungen zu Reparaturanfragen, Zahlungserinnerungen, Zahlungsbestätigungen, Änderungen am Mietvertrag und zur Kontosicherheit senden. Die Einwilligung holt Cuvanti direkt über die Option „SMS-Benachrichtigungen“ in Ihren Kontoeinstellungen ein; sie ist keine Voraussetzung für eine Leistung. Die Häufigkeit variiert (in der Regel 1 bis 8 Nachrichten pro Monat). Es können Kosten Ihres Mobilfunkanbieters anfallen. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie auf eine Nachricht mit STOP antworten oder Ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen; mit HELP erhalten Sie Hilfe.

Mobilfunkdaten werden nicht zu Marketing- oder Werbezwecken an Dritte oder verbundene Unternehmen weitergegeben. Opt-in-Daten und Einwilligungen zum SMS-Versand werden nicht an Dritte weitergegeben. Mobilfunknummern und der Opt-in-Status werden ausschließlich dazu verwendet, die oben beschriebenen Benachrichtigungen über unseren in unserem Auftrag handelnden SMS-Versanddienstleister zuzustellen.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie mindestens dreißig (30) Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder durch eine Mitteilung in der Anwendung. Ihre weitere Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung. Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig zu lesen.

Bei Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Daten erreichen Sie uns unter:

Unser Vertreter in der EU und im Vereinigten Königreich

Da Cuvanti außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und des Vereinigten Königreichs niedergelassen ist, den Dienst aber Personen in diesen Gebieten anbietet, haben wir Vertreter nach Artikel 27 der EU-DSGVO und Artikel 27 der UK-DSGVO benannt:

Sie können unsere Vertreter kontaktieren oder Ihre Datenschutzrechte über sie ausüben unter https://app.prighter.com/portal/14490339503. Unsere Vertreter sind ausschließlich Anlaufstelle; sie treffen keine Entscheidungen über Ihre personenbezogenen Daten.